POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ DE VISIO-AVOCATS PRO

Version du 6 mai 2020

La présente Politique de confidentialité est destinée à informer les utilisateurs du site et de l’outil Visio-Avocats.pro, des modalités de collecte et de traitement des données à caractère personnel effectués par la Visio-Avocats. Nous vous invitons à la lire attentivement. La présente Politique s’applique quel que soit le mode de collecte ou de traitement des données personnelles. Si vous n’êtes pas d’accord avec la présente Politique de confidentialité ou l’une de ses clauses, vous pouvez choisir de ne pas consulter notre site, de ne pas télécharger l’application mobile ou de ne pas utiliser nos produits ou services.

Global Visio (ci-après désignée Visio-Avocats) s’engage à ce que les traitements de données personnelles effectués dans le cadre de son activité soient conformes au règlement européen n° 2016/679 du 27 avril 2016, dit Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) et à la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés, modifiée.

La notion de données personnelles (les « Données Personnelles ») désigne toute information relative à une personne physique identifiée ou identifiable. Une personne est « identifiable » dès lors qu’elle peut être identifiée, directement ou indirectement, en particulier par référence à un numéro d’identification ou à un ou plusieurs éléments qui lui sont propres.

1. Qui collecte les données à caractère personnel ?

Le Responsable de traitement est GLOBAL VISIO, SAS au capital de 150.000 euros, immatriculée au Registre du commerce et des sociétés de Lyon sous le numéro 840 691 935 et située 37 rue du Sergent Michel Berthet, 69009 LYON représentée par Monsieur Vincent DURAND.

2. A qui s’adresse cette Politique ?

La présente « Politique de Protection des Données Personnelles » a pour objet d’informer toutes les personnes physiques (« Vous, Votre/Vos ») qui utilisent notre site ou nos outils ou qui souscrivent à nos services

Cette politique ne s’applique pas aux sites internet de tiers éventuellement mentionnés sur le site internet de Visio-Avocats.pro.

3. Quelles sont les données collectées ?

VISIO-AVOCATS ne collecte que les données à caractère personnel strictement nécessaires à l’atteinte de la finalité déterminée.

Les données collectées par Visio-Avocats diffèrent en fonction de votre statut d’Avocat utilisateur ou d’Utilisateur (la ou les personnes invitées par l’Avocat utilisateur à participer à une visioconférence ou personne utilisant le site internet).

VISIO-AVOCATS collecte les données suivantes sur les Avocats utilisateurs :

  • Données relatives au formulaire d’abonnement : vos nom, prénom, adresse email, nom d‘utilisateur, mot de passe, coordonnées bancaires
  • Données relatives à votre activité d’avocat : votre Barreau d’appartenance, votre date de prestation de serment et d’inscription au Barreau
  • Données relatives au formulaire de contact : votre nom et votre adresse email
  • Données relatives à l’envoi de newsletter ou d’enquête de satisfaction : votre adresse email
  • Données relatives à la navigation : date, heure de connexion, langue du navigateur, adresse IP
  • Données relatives à la consultation : date, heure et durée de la consultation, demandes d’informations sur du matériel de visioconférence, modalités de règlement, demande d’assistance.

Visio-Avocats collecte les données suivantes sur les Utilisateurs :

  • Données relatives au service de visioconférence : nom, prénom, adresse email
  • Données relatives au formulaire de contact : votre nom et votre adresse email
  • Données relatives à la navigation : date, heure de connexion, langue du navigateur, adresse IP
  • Données relatives à la consultation : date, heure et durée de la consultation.

4. Pourquoi et sur quel fondement vos données personnelles sont-elles collectées ? Pendant combien de temps sont-elles conservées ?

VISIO-AVOCATS utilise Vos Données Personnelles dans le cadre de la mise à disposition de la solution de visioconférence et de plus généralement dans le cadre de son activité.

Vous trouverez ci-après la liste des motifs de collecte de vos Données Personnelles et le fondement juridique associé.

Description du motif pour lequel nous traitons vos données personnelles (« finalité du traitement ») Base juridique du traitement Durées de conservation
Mise à disposition de la solution (fourniture du service) – Exécution de mesures contractuelles Durée de l’abonnement + 2 ans à compter de la fermeture définitive du compte, à l’exception des données bancaires des Avocats utilisateurs, qui sont supprimées lors de la clôture de son compte.
Mise à disposition d’un espace Utilisateur dédié – Exécution de mesures contractuelles Durée de l’abonnement + 2 ans à compter de la fermeture définitive du compte
Rubrique contact – Intérêt légitime de Visio-Avocats de répondre à la demande de contact 6 mois à compter du dernier contact
Newsletter (lancement de nouveaux outils ou fonctionnalité, mises à jour logicielles, offres spéciales et autres informations susceptibles de vous intéresser, renseignements sur des produits et services d’autres entreprises de technologie pouvant ajouter de la valeur à nos offres). – Consentement de la personne concernée Jusqu’à la demande de désabonnement
Enquête de satisfaction – Consentement de la personne concernée Jusqu’à la demande de désabonnement
Gestion des clients et des prospects – mesures contractuelles ou précontractuelles 5 ans à compter de la cessation de la relation commerciale

5. Vos données sont-elles sécurisées ?

Compte tenu de l’état des connaissances, des coûts de mise en œuvre et de la nature des données en cause, VISIO-AVOCATS s’engage à mettre en place des mesures appropriées pour préserver la sécurité et la confidentialité des Données. Visio-Avocats veille ainsi à empêcher que les Données soient déformées ou endommagées ou que des tiers non autorisés y aient accès.

VISIO-AVOCATS veille notamment à :

  • Sensibiliser ses collaborateurs amenés à accéder aux données personnelles ;
  • Sécuriser l’accès à ses locaux et ses plateformes informatiques ;
  • S’assurer d’un haut degré d’exigence en matière de protection des données lors de la sélection de ses partenaires.

6. A qui sont transmises vos données ?

Les destinataires de vos données sont le personnel habilité de VISIO-AVOCATS, certains prestataires de services et à tous tiers autorisés au sens du RGPD.

6.1 Le personnel habilité de VISIO-AVOCATS

Les collaborateurs de VISIO-AVOCATS du service finance, marketing, commercial, administratif, des services chargés de traiter le suivi de la relation client, des services logistiques et informatiques sont susceptibles d’avoir accès aux données personnelles.

6.2 Les partenaires de VISIO-AVOCATS

VISIO-AVOCATS ne loue pas ou ne vend pas les données de ses clients ou utilisateurs.

Les traitements réalisés par les partenaires de Visio-Avocats sont encadrés dans le cadre d’accords dans lesquels les sous-traitants s’engagent à respecter les lois et règlement applicables, et plus généralement l’ensemble des obligations mises à leur charge, notamment en matière de protection de la sécurité et de la confidentialité des Données Personnelles.

Les données informatiques sont stockées à distance par le prestataire hébergeur OVH, société immatriculée au registre du commerce et des sociétés de Lille sous le numéro 424 761 419 – Tél : 0 899 701 761 – Fax : 03 20 20 09 58 – Email : support@ovh.com.

Les données bancaires sont transmises au prestataire de service de paiement sécurisé Stripe Payments Europe Limited., société à responsabilité limitée de droit irlandais, située C/O A&L Goodbody Ifsc, North Wall Quay, Dublin 1, enregistrée au numéro 513174 au Registre du commerce et des sociétés de Dublin.

Le fournisseur de la solution de visioconférence est Nexmo Limited., société à responsabilité limitée de droit britannique, située 25 Canada Square Level 37, London, E14 5LQ, enregistrée au numéro 07935346 au Registre du commerce et des sociétés de Londres. Nexmo Limited est une entité de Vonage Holdings Corp., située 23 Main Street Holmdel, New Jersey, 07733, United States. Afin de permettre l’accès à la solution située sur ses serveurs Nexmo Limited. a besoin de l ’adresse IP de l’Avocat utilisateur et de l’Utilisateur.

VISIO-AVOCATS, sur demande d’information sur les produits par l’Avocat utilisateur, adresse sa demande à CONCEPT SÉCURITÉ ANTENNE, société par actions simplifiée au capital de 40 000 euros ayant son siège social 9, rue auguste Renoir à Vaulx en Velin (69120) pour que celle-ci se mette en relation avec l’Avocat utilisateur. VISIO-AVOCATS communique à partenaire : les adresse mail, nom et prénom de l’Avocat utilisateur.

7. Vos données sont-elles envoyées hors de l’Union européenne ?

Dans la mesure où certains partenaires de VISIO-AVOCATS peuvent être situés dans des pays hors de l’Union européenne, notamment aux Etats Unis, des données personnelles de l’Utilisateur et de l’Avocat peuvent être transférées dans ces pays tiers.

Dans un tel cas, VISIO-AVOCATS veille à ce que ce transfert soit effectué en conformité avec la Politique de confidentialité et les lois et règlements (CHAPITRE V du RGPD – Transferts de données à caractère personnel vers des pays tiers ou à des organisations internationales) mais également qu’il garantisse un niveau de protection suffisant de la vie privée et des droits fondamentaux de l’Utilisateur et de l’Avocat utilisateurs.

8. Quels sont vos droits ?

En application des articles 14 à 22 du RGPD, vous disposez de la faculté d’exercer les droits suivants :

  • Droit d’accès,
  • Droit de rectification,
  • Droit d’opposition,
  • Droit à l’effacement,
  • Droit à la portabilité,
  • Droit à la limitation du traitement.

Dans le cadre de nos activités, nous ne réalisons pas de profilage.

Par ailleurs, pour les traitements de données personnelles ayant pour base juridique votre consentement, vous avez la faculté de le retirer à tout moment.

Enfin, lorsqu’une violation de données à caractère personnel est susceptible d’engendrer un risque élevé pour vos droits et libertés est détectée, vous serez informé de cette violation dans les meilleurs délais.

Vous pouvez consulter le site de la CNIL pour avoir plus d’informations sur vos droits.

9. Comment exercer vos droits ?

Vous pouvez contacter le DPO de VISIO-AVOCATS :

GLOBAL VISIO,
Visio-Avocats
37 rue du Sergent Michel Berthet – 69009 LYON

VISIO AVOCATS, s’il l’estime nécessaire pour confirmer votre identité, pourra vous demander copie d’un justificatif d’identité à l’appui de votre demande d’exercice de droit.

VISIO-AVOCATS adresse une réponse dans un délai d’un (1) mois après l’exercice du droit. Dans certains cas, liés à la complexité de la demande ou du nombre de demandes, ce délai peut être prolongé de deux (2) mois.

Si vous estimez, après nous avoir contactés, que vos droits ne sont pas respectés, vous pouvez introduire une réclamation auprès de la CNIL.

10. Que deviennent vos données en cas de décès ?

Vous pouvez formuler des directives relatives à la conservation, l’effacement et à la communication de vos données à caractère personnel après décès, conformément à l’article 40-1 de la loi 78-17 du 6 janvier 1978.

Ces directives anticipées peuvent être générales ou particulières et formulées :

GLOBAL VISIO,
Visio-Avocats
37 rue du Sergent Michel Berthet – 69009 LYON

11. Révision de la Politique de protection des données personnelles

La présente Politique de Protection des Données Personnelles est applicable à partir du 1er mai 2020 et est régulièrement mise à jour en fonction des nécessités de l’entreprise et des exigences légales. Nous vous invitons à la consulter régulièrement.